Negociar por e-mail: a mensagem que abre em vez de fechar

Volto a isso com mais detalhes no Guia prático de TCC.

Muita gente escreve um e-mail de pedido de aumento porque teme a conversa. É um mau motivo, e no entanto muitas vezes é a escolha certa, por razões que nada têm a ver com o receio.

Um e-mail faz três coisas que o oral não faz. Inscreve um número onde ele permanecerá legível. Produz um documento que seu interlocutor pode fazer circular numa reunião da qual você não participará. E lhe dá tempo de retirar as frases que o prejudicariam.

O problema está em outro lugar: a maioria dos e-mails desse tipo é redigida de um modo que encerra a discussão antes mesmo de ela começar, por excesso de prudência.

No artigo a seguir, abordo a formulação escrita de um pedido salarial e o que a pressa ou o excesso de prudência custam nela. Se você se reconhece nesse tema, os testes da plataforma permitem fazer um balanço.

O que o e-mail faz melhor que o oral

Ele fixa a âncora de forma limpa. O número escrito não sofre hesitação nem arredondamento para baixo causado pelo constrangimento. Os trabalhos de Tversky e Kahneman sobre ancoragem mostram que o primeiro número presente numa discussão orienta de modo duradouro a estimativa da outra parte; por escrito, esse número é o que você escolheu a frio, não o que um silêncio embaraçoso fez sair. Ele se torna transmissível. É a vantagem mais subestimada. Muitos gestores não decidem sozinhos: levam o seu caso a outra instância. Um e-mail claro e factual é material reutilizável; uma conversa oral, não. Você prepara a reunião à qual não estará presente. Ele pode ser relido. Vinte minutos entre a redação e o envio bastam para retirar as três fórmulas que enfraquecem a mensagem. Esse intervalo não existe no oral. Ele data. Um pedido escrito existe numa data. Em caso de recusa, essa data se torna o ponto de partida de um reexame, o que conta muito nos desdobramentos possíveis.

A estrutura em quatro blocos

Um e-mail eficaz cabe em quinze a vinte linhas. Além disso, ele não será lido até o fim por quem decide.

Bloco 1: o assunto e o enquadramento (2 linhas). Um assunto explícito, nunca enigmático: “Ponto sobre minha remuneração: pedido de conversa”. Depois, uma frase que anuncia a intenção e propõe um enquadramento. Não se surpreende ninguém: pede-se uma reunião ou uma leitura. Bloco 2: os fatos datados (5 a 8 linhas). É o coração, e a parte que quase todo mundo escamoteia. Sem adjetivos, sem esforço pessoal, sem comparação com um colega. Fatos com datas: o escopo assumido em março, o dossiê retomado em junho, o novo interlocutor confiado em setembro. Três a cinco linhas desse tipo valem mais que uma página de argumentação. Bloco 3: o pedido, com valor (2 linhas). Uma faixa, nunca um número único, expressa numa unidade explícita (bruto anual), porque a ambiguidade sobre a unidade custa caro. Um pedido sem valor obriga o outro a adivinhar, e ele adivinhará baixo. Bloco 4: a abertura (2 linhas). Uma frase que mostra que você busca uma solução e não um confronto: disponibilidade para conversar, abertura quanto às modalidades, reconhecimento de possíveis restrições. É o que Fisher e Ury chamam de separar as pessoas do problema, e é o que distingue um pedido de um ultimato.

As seis fórmulas que fecham

Cada uma é escrita por boa educação, e cada uma custa alguma coisa.

As duas últimas merecem uma palavra. A ameaça implícita às vezes funciona a curto prazo e danifica sistematicamente a relação depois; o modelo de Pruitt e Rubin mostra que uma postura de enfrentamento produz acordos menos duráveis que uma postura de resolução de problemas, inclusive quando consegue o valor. E “acho que mereço” abre uma discussão sobre o seu valor percebido, quando a sua posição forte é a descrição factual do que você carrega.

Os fatos datados não se recuperam de memória

Essa é a dificuldade prática do bloco 2, e é aí que a maioria dos e-mails se enfraquece: lembramos de ter “assumido muitas coisas”, sem saber dizer o quê nem quando.

Ora, esses elementos já existem, por escrito, nas suas trocas profissionais. Uma ampliação de escopo quase sempre passa por uma mensagem comum: “você pode assumir esse dossiê”, “agora você é o contato”, “enquanto isso, você cuida disso”. Os compromissos assumidos com você também: “a gente volta a falar no fim do ano”, “isso será reconhecido”. Essas frases são margens deixadas abertas, com data e autor.

É precisamente isso que o ScanMyJob mede: as margens observáveis nas trocas escritas, ou seja, quem propôs o quê, quando, o que foi aceito, o que ficou em aberto. O que você tira daí não é uma réplica para recitar, mas um levantamento de fatos datado, cujas linhas você verifica uma a uma antes de escolher três para o seu e-mail. A galeria de exemplos mostra quatro casos reais com o seu levantamento, o que dá uma ideia concreta do material.

A diferença em relação a um modelo de e-mail baixado é nítida. Um modelo lhe dá frases; um levantamento lhe dá os seus fatos, aqueles que ninguém pode contestar porque vêm das mensagens do seu interlocutor.

O que o e-mail faz pior

É preciso dizer isso com a mesma clareza, senão se escreve um e-mail onde era preciso conversar.

Ele não ajusta nada em tempo real. No oral, a reação do interlocutor informa e permite deslocar a discussão: para o variável, para uma data de reexame, para o escopo. Um e-mail é fixo. Ele não ouve a restrição não dita. “O orçamento está fechado desde novembro” raramente se diz por escrito. É, porém, a informação que muda toda a estratégia, e ela se colhe numa conversa. Ele endurece o que poderia ter sido flexível. Um desacordo escrito é mais difícil de reverter que um desacordo oral, porque permanece legível e relegível. Uma fórmula mal recebida continua existindo. Ele pode ser lido na hora errada. Você não controla nem o humor nem o contexto da leitura.

A combinação que funciona

Na prática, o escrito e o oral não se opõem: ocupam dois lugares diferentes numa mesma sequência.

Um e-mail curto para abrir, que pede uma conversa e anuncia o assunto sem tratá-lo. Evita o efeito de emboscada e dá ao outro tempo para se informar.

A conversa oral para o essencial: é lá que as restrições reais são ditas e que as contrapartidas são encontradas.

Um e-mail de confirmação depois, curto, que retoma o que foi dito: o valor, a unidade, o prazo, o que resta a decidir. É a mensagem mais útil das três, e a mais frequentemente esquecida.

Esse terceiro e-mail não é um ato de desconfiança. É uma prática profissional comum, e cumpre duas funções: evita mal-entendidos de unidade ou de escopo e fixa uma data de reexame quando a resposta é “agora não”. No caso de uma mobilidade interna, em que vários interlocutores intervêm, ele se torna francamente indispensável.

Dois erros de forma que custam caro

Escrever a quente. Um e-mail redigido à noite, após uma frustração, sempre contém uma frase a mais. A regra é simples: nunca enviar no dia em que se escreve. Colocar gente em cópia. Pôr um superior ou o RH em cópia num primeiro pedido transforma uma conversa em processo e coloca seu interlocutor na defensiva. A cópia se justifica mais tarde, eventualmente, nunca na primeira mensagem.

E uma observação sobre o canal: esse tipo de mensagem se trata no e-mail profissional, não num chat de mensagens instantâneas. O suporte faz parte da seriedade do que se diz, e torna a mensagem mais fácil de encontrar e de repassar.

O que este artigo não faz

Ele não fornece um modelo para copiar. É deliberado. Um e-mail genérico é identificado imediatamente e não contém o que faz a sua força: seus fatos, suas datas, sua faixa. Ele não trata de nenhuma questão de direito. Valor jurídico de uma troca escrita, forma de um aditivo, obrigação ou não de responder a um pedido salarial, conservação das mensagens profissionais: são questões jurídicas, variáveis conforme o país e às vezes conforme o setor. Elas se colocam a um representante dos trabalhadores, a um órgão oficial de informação sobre o trabalho ou a um advogado. Ele não garante uma resposta favorável. Um e-mail bem construído melhora nitidamente a posição de partida, e o momento em que ele sai conta tanto quanto o seu conteúdo. O que ele garante é que restará um registro datado do que foi pedido, e esse registro muitas vezes vale mais, seis meses depois, que a própria resposta.